Die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist auf Bundes‑, Landes- und kommunaler Ebene unterschiedlich geregelt. Gleiches gilt für das Ideenmanagement in der Verwaltung.
Die Regelungen für die Bundesverwaltung gelten zunächst nur dort, finden aber auch in den Ländern und Kommunen Beachtung.
Mit der „Rahmenrichtlinie für das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung“, 2002 erlassen und 2010 überarbeitet, wurde ein gewisser Standard gesetzt. Hier wird das Ideenmanagement der Bundesverwaltung als zentrales betriebliches Vorschlagswesen konzipiert, wobei den Vorgesetzen eine fördernde Rolle zugeschrieben und den einzelnen Behörden Spielräume bei der konkreten Ausgestaltung gegeben werden. Elemente des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sucht man in dieser Rahmenrichtlinie vergebens. Das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung wird als spontanes Ideenmanagement aufgesetzt, d. h. im Wesentlichen wartet die Ideenmanagerinnen und Ideenmanager (hier „Verfahrensmanagement“ genannt) darauf, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbständig Verbesserungsvorschläge entwickeln. Die aktiven Elemente werden als „Maßnahmen zur Information und Werbung“ zusammengefasst. Coaching der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Schulungen in Kreativitätstechniken oder Problemlösemethoden und thematische Workshops scheinen nicht vorgesehen zu sein.
Bereits 2010 entsprach diese Rahmenrichtlinie nicht ganz dem Diskussionsstand zum Ideenmanagement.
Wenig überraschend kam dann 2016 die „Abschließende Mitteilung an das Bundesministerium des Innern über die Prüfung Ideenmanagement in der Bundesverwaltung“ zu dem Ergebnis „Die Beteiligung am Ideenmanagement war mit durchschnittlich vier Ideen pro 100 Beschäftigten und Jahr sehr gering. Sie muss gesteigert werden, damit das Ideenmanagement ausreichend Wirkung entfalten kann, um die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zu verbessern. Der Anteil der abgelehnten Ideen an den eingereichten Ideen lag durchschnittlich bei 75 %. Die wenigen angenommenen Ideen wurden zudem von den Behörden häufig nicht oder nur mit erheblicher Verzögerung umgesetzt. Die Bearbeitung der Ideen wies verschiedene Defizite auf. Dies zeigte sich insbesondere an den teilweise viel zu langen Durchlaufzeiten.“ (a.a.O. S. 4, Randziffern entfernt).
Nun werden in einem neueren Dokument Konsequenzen gezogen. Der „Bericht des Bundesministeriums des Innern an den Rechnungsprüfungsausschuss des Deutschen Bundestages zum Ideenmanagement in der Bundesverwaltung“ vom 19. Dezember 2017 berichtet, dass die Beteiligung mit 0,8 Vorschlägen pro 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Jahr weiter gesunken ist. In den Jahren 2014 und 2015 wurden 7.260 Verbesserungsvorschläge eingereicht, davon 2.476 Verbesserungsvorschläge prämiert. Dies sieht nach einer Realisierungsquote von etwa 34 % aus, was durchaus in einem akzeptablen Bereich liegt. Allerdings wurden in diesen beiden Jahren nur 858 Verbesserungsvorschläge tatsächlich umgesetzt. Dies entspricht einer Realisierungsquote von 12 %, was sich nicht mehr ganz so akzeptabel liest.
Der Bericht endet mit der Erkenntnis: „Das klassische Ideenmanagement in den Behörden der Bundesverwaltung wird sehr unterschiedlich gelebt und ist nur bedingt geeignet, das Ideenpotential der Beschäftigten zu wecken. […] Nun aber ist es an der Zeit einen neuen, zeitgemäßen Ansatz zu finden, um das Erreichte weiterzuentwickeln. Die Bundesverwaltung befasst sich bereits im Rahmen ihres Dialogprozesses ‚Arbeiten 4.0‘ mit wichtigen Aspekten bei der zukünftigen Gestaltung von Arbeit. Die Frage nach wirksamen Methoden zur Nutzbarmachung kreativer Mitarbeiterideen muss sich sinnvollerweise an diesem Prozess orientieren.“ (a.a.O. S. 8)
Mit diesem Abschluss deutet das Bundesministeriums des Innern einen großen Wurf an. Unbedingt ist es sinnvoll, das Ideenmanagement nicht einfach auf bestehende Strukturen aufzusetzen, sondern als Teil einer lern- und innovationsfreundlichen Arbeitswelt zu konzipieren. Wenn dies in der Bundesverwaltung gelingt, dann wird sie zu Recht wieder als Vorbild wahrgenommen werden.
Aktuell ist erschienen: Hans-Dieter Schat und Gottfried Richenhagen: Fitness für Behörden oder lästige Pflicht? Weniger Bearbeitungszeiten, bessere Qualität, zufriedenes Personal und glückliche Bürger — das sind die Ergebnisse von Ideenmanagement und Vorschlagswesen. In: innovative Verwaltung Heft 11 /2018, S. 24 bis 26.