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Neues aus dem Ideenmanagement der Bundesverwaltung

Die öffent­li­che Ver­wal­tung in Deutsch­land ist auf Bundes‑, Lan­des- und kom­mu­na­ler Ebe­ne unter­schied­lich gere­gelt. Glei­ches gilt für das Ide­en­ma­nage­ment in der Ver­wal­tung.

Die Rege­lun­gen für die Bun­des­ver­wal­tung gel­ten zunächst nur dort, fin­den aber auch in den Län­dern und Kom­mu­nen Beach­tung.

Mit der „Rah­men­richt­li­nie für das Ide­en­ma­nage­ment in der Bun­des­ver­wal­tung“, 2002 erlas­sen und 2010 über­ar­bei­tet, wur­de ein gewis­ser Stan­dard gesetzt. Hier wird das Ide­en­ma­nage­ment der Bun­des­ver­wal­tung als zen­tra­les betrieb­li­ches Vor­schlags­we­sen kon­zi­piert, wobei den Vor­ge­set­zen eine för­dern­de Rol­le zuge­schrie­ben und den ein­zel­nen Behör­den Spiel­räu­me bei der kon­kre­ten Aus­ge­stal­tung gege­ben wer­den. Ele­men­te des kon­ti­nu­ier­li­chen Ver­bes­se­rungs­pro­zes­ses sucht man in die­ser Rah­men­richt­li­nie ver­ge­bens. Das Ide­en­ma­nage­ment in der Bun­des­ver­wal­tung wird als spon­ta­nes Ide­en­ma­nage­ment auf­ge­setzt, d. h. im Wesent­li­chen war­tet die Ide­en­ma­na­ge­rin­nen und Ide­en­ma­na­ger (hier „Ver­fah­rens­ma­nage­ment“ genannt) dar­auf, dass die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter selb­stän­dig Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge ent­wickeln. Die akti­ven Ele­men­te wer­den als „Maß­nah­men zur Infor­ma­ti­on und Wer­bung“ zusam­men­ge­fasst. Coa­ching der Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter, Schu­lun­gen in Krea­ti­vi­täts­tech­ni­ken oder Pro­blem­lö­se­me­tho­den und the­ma­ti­sche Work­shops schei­nen nicht vor­ge­se­hen zu sein.

Bereits 2010 ent­sprach die­se Rah­men­richt­li­nie nicht ganz dem Dis­kus­si­ons­stand zum Ide­en­ma­nage­ment.

Wenig über­ra­schend kam dann 2016 die „Abschlie­ßen­de Mit­tei­lung an das Bun­des­mi­ni­ste­ri­um des Innern über die Prü­fung Ide­en­ma­nage­ment in der Bun­des­ver­wal­tung“ zu dem Ergeb­nis „Die Betei­li­gung am Ide­en­ma­nage­ment war mit durch­schnitt­lich vier Ide­en pro 100 Beschäf­tig­ten und Jahr sehr gering. Sie muss gestei­gert wer­den, damit das Ide­en­ma­nage­ment aus­rei­chend Wir­kung ent­fal­ten kann, um die Wirt­schaft­lich­keit des Ver­wal­tungs­han­delns zu ver­bes­sern. Der Anteil der abge­lehn­ten Ide­en an den ein­ge­reich­ten Ide­en lag durch­schnitt­lich bei 75 %. Die weni­gen ange­nom­me­nen Ide­en wur­den zudem von den Behör­den häu­fig nicht oder nur mit erheb­li­cher Ver­zö­ge­rung umge­setzt. Die Bear­bei­tung der Ide­en wies ver­schie­de­ne Defi­zi­te auf. Dies zeig­te sich ins­be­son­de­re an den teil­wei­se viel zu lan­gen Durch­lauf­zei­ten.“ (a.a.O. S. 4, Rand­zif­fern ent­fernt).

Nun wer­den in einem neue­ren Doku­ment Kon­se­quen­zen gezo­gen. Der „Bericht des Bun­des­mi­ni­ste­ri­ums des Innern an den Rech­nungs­prü­fungs­aus­schuss des Deut­schen Bun­des­ta­ges zum Ide­en­ma­nage­ment in der Bun­des­ver­wal­tung“ vom 19. Dezem­ber 2017 berich­tet, dass die Betei­li­gung mit 0,8 Vor­schlä­gen pro 100 Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern und Jahr wei­ter gesun­ken ist. In den Jah­ren 2014 und 2015 wur­den 7.260 Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge ein­ge­reicht, davon 2.476 Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge prä­miert. Dies sieht nach einer Rea­li­sie­rungs­quo­te von etwa 34 % aus, was durch­aus in einem akzep­ta­blen Bereich liegt. Aller­dings wur­den in die­sen bei­den Jah­ren nur 858 Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge tat­säch­lich umge­setzt. Dies ent­spricht einer Rea­li­sie­rungs­quo­te von 12 %, was sich nicht mehr ganz so akzep­ta­bel liest.

Der Bericht endet mit der Erkennt­nis: „Das klas­si­sche Ide­en­ma­nage­ment in den Behör­den der Bun­des­ver­wal­tung wird sehr unter­schied­lich gelebt und ist nur bedingt geeig­net, das Ide­en­po­ten­ti­al der Beschäf­tig­ten zu wecken. […] Nun aber ist es an der Zeit einen neu­en, zeit­ge­mä­ßen Ansatz zu fin­den, um das Erreich­te wei­ter­zu­ent­wickeln. Die Bun­des­ver­wal­tung befasst sich bereits im Rah­men ihres Dia­log­pro­zes­ses ‚Arbei­ten 4.0‘ mit wich­ti­gen Aspek­ten bei der zukünf­ti­gen Gestal­tung von Arbeit. Die Fra­ge nach wirk­sa­men Metho­den zur Nutz­bar­ma­chung krea­ti­ver Mit­ar­bei­ter­ide­en muss sich sinn­vol­ler­wei­se an die­sem Pro­zess ori­en­tie­ren.“ (a.a.O. S. 8)

Mit die­sem Abschluss deu­tet das Bun­des­mi­ni­ste­ri­ums des Innern einen gro­ßen Wurf an. Unbe­dingt ist es sinn­voll, das Ide­en­ma­nage­ment nicht ein­fach auf bestehen­de Struk­tu­ren auf­zu­set­zen, son­dern als Teil einer lern- und inno­va­ti­ons­freund­li­chen Arbeits­welt zu kon­zi­pie­ren. Wenn dies in der Bun­des­ver­wal­tung gelingt, dann wird sie zu Recht wie­der als Vor­bild wahr­ge­nom­men wer­den.

Aktu­ell ist erschie­nen: Hans-Die­ter Schat und Gott­fried Richen­ha­gen: Fit­ness für Behör­den oder lästi­ge Pflicht? Weni­ger Bear­bei­tungs­zei­ten, bes­se­re Qua­li­tät, zufrie­de­nes Per­so­nal und glück­li­che Bür­ger — das sind die Ergeb­nis­se von Ide­en­ma­nage­ment und Vor­schlags­we­sen. In: inno­va­ti­ve Ver­wal­tung Heft 11 /​2018, S. 24 bis 26.

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